Comment facturer avec une Micro-entreprise ?

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Comment facturer avec une Micro-entreprise ?

En micro-entreprise, comme pour toutes les entreprises, vous êtes tenus de facturer vos clients, aussi bien en France qu’à l’étranger. La facture est un document commercial qui couvre des aspects comptables, fiscaux et juridiques. Afin d’éviter les mauvaises surprises, nous allons voir ensemble les règles et mentions obligatoires, afin de vous assurer de la conformité de vos factures.

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1 – Micro-entreprise et facture : qu’est-ce que c’est ?

Définition du terme « facture ».

Afin d’attester de la vente de produits ou de services, vous devez rédiger un document que l’on appelle facture. Pour que ce document soit considéré en tant que tel, vous devez y faire figurer des mentions obligatoires, et en produire deux exemplaires au minimum. Vous pourrez l’établir soit au format papier soit au format électronique.

En plus de détailler les conditions de la vente ou de la prestation fournie, la facture constitue une preuve de la transaction. Elle vous donne officiellement un droit de créance envers votre client. Elle fera également office de justificatif comptable, et servira de support fiscal afin de calculer diverses taxes, et impôts.

LIRE ICI : Comment faire la différence entre une facture et un bon de commande ?

2 – Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Liste des mentions à faire figurer.

La mise en page de votre facture reste libre, mais le terme « facture » doit obligatoirement figurer sur votre document. Que votre facture soit à destination de particuliers ou de professionnels, vous devez dans tous les cas y faire figurer les mentions ci-dessous :

1 – Nom et coordonnées (vous pouvez ajouter votre nom commercial si vous en possédez un).

2 – N°SIREN, avec la mention : « Immatriculé(e) au RCS/RM de la ville de …. » : l’administration afférente à votre immatriculation dépendra de votre type d’activité : Activité commerciale = Registre du commerce et des sociétés (RCS) – Activité artisanale = Répertoire des métiers (RM) – Activité libérale = Pas d’immatriculation requise, vous devez donc y faire figurer : « Dispensé(e) d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) ».

NB : Le N°SIRET n’est obligatoire que si votre entreprise possède plusieurs adresses.

3 – Numéro de facture : chacune des factures doit avoir un numéro unique qui lui est propre, de plus tous les numéros de facture de votre entreprise doivent se suivre, sans rupture. Vous pouvez choisir n’importe quel type de numérotation, mais une des plus courantes est une numérotation chronologique où figure l’année et le mois d’émission suivi du nombre de factures annuel.

Par exemple : pour votre 42éme facture de l’année 2022, éditée en mars : N°2022-03-42. En suivant : N°2022-03-43…

Si votre facture comporte plusieurs pages, le numéro de la facture doit figurer sur chacune de ces pages dont le nombre doit aussi être indiqué.

4 – Date de la facture : vous devez faire figurer la date d’émission de votre facture, ne tardez pas à les établir une fois votre prestation ou votre vente réalisée, en cas de décalage entre le jour de réalisation effective et la date d’émission, votre facture pourrait être contestée. Si la date de livraison de votre prestation ou produit est différente de la date d’émission, vous devez les distinguer sur la facture. Si vous facturez fréquemment un même client, vous avez la possibilité d’émettre des « factures périodiques » une fois par mois.

5- Identité de votre client : nom pour un client particulier, dénomination sociale pour un professionnel, ainsi que ses coordonnées (adresse du siège social ou domicile du particulier sauf s’il s’y oppose).

6 – Détails de la prestation : vous devez indiquer la prestation ou les produits vendus et en faire un décompte détaillé : une seule ligne par prestation ou produit. Précisez la référence, la nature, la quantité, ainsi que le prix unitaire. Pour les prestations de services artisanales ajoutez les matériaux et la main d’œuvre. Indiquez sous chaque ligne tout ce qui a une influence sur le prix : remises et réductions.

7 – Montant total à payer : vous devez faire figurer le montant total hors taxes (HT) à payer à la fois en chiffres et en toutes lettres. Si vous êtes amenés à être redevables de la TVA, vous devrez ajouter le taux applicable ainsi que le montant toutes taxes comprises (TTC).

S’il y a une réduction de prix ou remise forfaitaire sur l’ensemble de la vente, vous devez le préciser sous le montant total HT.

ATTENTION : Si vous êtes concernés par les situations suivantes, quelques mentions obligatoires peuvent s’ajouter :

→ Si un bon de commande a été établi, vous devrez en préciser le numéro.

→ Si l’adresse de facturation des deux parties est différente de leur adresse de domicile ou de leur siège social, vous devrez les distinguer.

→ Si vous facturez un client qui est à l’étranger, vous devrez ajouter son numéro intracommunautaire. Si ce client est redevable de la TVA dans son pays, il ne pourra régler votre facture que si vous possédez vous-même un numéro intracommunautaire. Vous pouvez en demander un auprès de votre SIE (service des impôts des entreprises).

Mentions particulières :

Vous devez aussi indiquer les assurances souscrites au titre de votre activité, ainsi que les coordonnées de votre assureur et la couverture géographique du contrat. Si vous êtes membre d’un centre de gestion agréé (CGA) ou association de gestion agréée (AGA), vous devez préciser : « Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ».

LIRE ICI : Quels sont les différents taux de TVA applicables en France ?

Les mentions à ajouter pour un client professionnel :

1 – Date limite de paiement : Cette mention n’étant pas obligatoire, si vous ne la précisez pas, le client aura par défaut un maximum de 30 jours pour vous régler après réception du service ou produit.

2 – Taux de pénalité de retard : Sans précisions de votre part, c’est le taux légal en vigueur qui s’appliquera.

3 – Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : Si votre client vous règle une facture après la date limite de paiement, il devra vous verser cette indemnité d’un montant de 40€, en plus des pénalités de retard. Vous devez donc l’indiquer obligatoirement : « En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € »

4 – Conditions d’escompte : Si vous ne proposez pas de remise pour les paiements anticipés, vous pouvez préciser : « Pas d’escompte pour règlement anticipé ».

NB : Si vous êtes prestataire ou fournisseur auprès du service public (établissements publics, écoles, hôpitaux, Etat …), vous avez pour obligation de fournir vos factures au format électronique via le portail Chorus Pro (cette formalité est gratuite).

3 – Combien de temps conserver les factures établies en micro-entreprise ?

En fonction de la nature de l’archivage.

Vos factures au format papier doivent être conservées physiquement pendant 10 ans à compter de l’année d’émission. Si vous les archivez au format numérique il faudra les conserver pendant 6 ans.

Ce double numérique doit être conservé sur le territoire français. Dans tous les cas, vos factures doivent être facilement accessibles, en cas de requête de l’administration fiscale. Si vous éditez vos factures au format électronique, vous pouvez les imprimer afin de les conserver physiquement (10ans) ou bien les garder au format électronique ce qui s’avère plus économique et moins encombrant. A vous de prendre les précautions nécessaires afin d’en assurer la sécurité.

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