Comment faire le dépôt de vos comptes annuels en ligne ?

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Le dépôt des comptes annuels en ligne : c’est quoi ?

Le dépôt des comptes annuels est une obligation que doivent remplir la majeure partie des sociétés commerciales. Dans un soucis de transparence, tout société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés (RCS) lors de la clôture de chaque exercice annuel.

Dans cet article, easyACTES vous informe sur cette obligation légale. Le dépôt peut être effectué en ligne par nos juristes.

1 – Le dépôt des comptes annuels en ligne : définition.

Dépôt et transmission du dossier.

Le dépôt des comptes annuels est une obligation que doivent remplir la majeure partie des sociétés commerciales. Dans un soucis de transparence, tout société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés (RCS) lors de la clôture de chaque exercice annuel.

Dès réception par le greffe, les comptes annuels font l’objet d’une publication au BODACC. Le dépôt des comptes annuels est fait en ligne par l’entreprise elle-même. Le greffier du tribunal de commerce qui est habilité à le recevoir.

La période dédiée à cet acte est le tout premier mois qui suit la date de la tenue de l’assemblée générale ordinaire qui a pour mission de statuer sur les divers comptes annuels qui ont été déposés pour un exercice donné.

2 – Quelles sont les sociétés soumises au dépôt des comptes annuels ?

De quoi s’agit-il ?

La quasi totalité des sociétés sont soumises à l’obligation de déposer leurs comptes sociaux :

• Sociétés à responsabilité limitée : SARL et EURL.

• Sociétés par actions : société anonyme, SA, SAS, SASU et société en commandite par actions.

• Sociétés de personnes : SNC, société en commandite simple. 

• Sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France.

• Sociétés d’exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS.

• Sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions.

ATTENTION : les sociétés en micro-BNC ou micro-BIC et les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, profession libérale, micro-entrepreneurs notamment) ne sont pas concernés. Les EIRL déposent leurs comptes annuels auprès du registre où a été déposée leur déclaration de patrimoine d’affectation.

3 – Quelles sont les sociétés éligibles à l’option de confidentialité des comptes ?

Les comptes annuels peuvent être confidentiels.

Certaines entreprises commerciales peuvent demander que les comptes annuels déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics.

Dès lors, seules les administrations, les autorités judiciaires ou la Banque de France y auront accès.

NB : La confidentialité des comptes sociaux doit être demandée au moment du dépôt des comptes sociaux (sous réserve de remplir les conditions).

ATTENTION : sont exclues de l’option de confidentialité les sociétés suivantes :
• Petites et moyennes entreprises appartenant à un groupe ;
• Établissements de crédit et sociétés de financement ;
• Entreprises d’assurance et de réassurance, fonds de retraite, mutuelles ;
• Sociétés cotées sur un marché réglementé ;
• Micro-entreprises dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding) ;
• Entités faisant appel à la générosité publique.

Concernant les micro-entreprises :

L’option de confidentialité des comptes annuels est réservée aux micro-entreprises remplissant au moins 2 des critères suivants :
• Bilan de moins de 350 000 € ;
• Chiffre d’affaires net hors-taxes de moins de 700 000 € ;
• Moins de 10 salariés.

L’entreprise qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration selon un modèle défini. .

Concernant les petites entreprises :

Les petites entreprises peuvent bénéficier de l’option de confidentialité mais uniquement concernant leur compte de résultat. De ce fait, l’actif et le passif restent publics.

L’option s’applique à condition qu’elles ne dépassent pas au moins 2 des 3 critères suivants :
• Bilan de 6 millions d’euros ;
• Chiffre d’affaires net de moins de 12 millions d’euros ;
• Moins de 50 salariés.

L’entreprise qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration selon un modèle défini.

Concernant les moyennes entreprises :

Les moyennes entreprises peuvent bénéficier de l’option de publication simplifiée de leurs comptes annuels, leur bilan et leur annexe, à condition qu’elles ne dépassent pas au moins 2 des 3 critères suivants :
• Bilan de moins de 20 millions d’euros ;
• Chiffre d’affaires net de moins de 40 millions d’euros ;
• Moins de 250 salariés

Les comptes annuels devront être accompagnés d’une déclaration de publication simplifiée selon un modèle défini. Le rapport du commissaire aux comptes n’est pas demandé.

4 – Quels sont les documents comptables à déposer ?

Documents comptables et légaux.

Les comptes sociaux comportent un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société des documents suivants :

• Comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes ;

• Rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d’administration ou le directoire) ;

• Documents portant sur l’affectation du résultat ;

• Rapport du commissaire aux comptes, s’il y a lieu ;

• Procès verbal de l’assemblée d’approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée (ou la décision d’affectation prise) ;

• Rapport du conseil de surveillance, s’il s’agit d’une SA à directoire ou une société en commandite par actions.

ATTENTION : L’obligation d’établir l’annexe jointe au bilan et au compte de résultat est supprimée pour les entreprises qui remplissent au moins 2 des critères suivants :
• Bilan de moins de 350 000 € ;
• Chiffre d’affaires net de moins de 700 000 € ;
• Emploi de moins de 10 salariés (sauf pour les sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participation et des valeurs mobilières, les établissements de crédit et de financement, les sociétés d’assurance et de réassurance, et les sociétés cotées sur un marché réglementé).

Cas particulier pour les groupes de société :

Quand déposer les comptes annuels ?

Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés dans les 6 mois après la clôture de l’exercice.

Ensuite, les comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’approbation des comptes.

A NOTER : Hors-délai, le greffier procède à une relance, qui sera facturée à la société. Ces relances se font avant les éventuelles poursuites pénales contre la société.

5 – Comment approuver et déposer ses comptes annuels en ligne ?

Concernant le dépôt des comptes annuels en ligne, la procédure peut être effectuée via le site infogreffe avec un abonnement annuel pour e-signer les documents comptables déposés. Un fois l’abonnement souscrit, le certificat de dépôt est alors transmis électroniquement.

Notre plateforme juridique vous permet de passer par notre équipe pour effectuer sans abonnement préalable, l’approbation (génération du PV d’approbation des comptes en fonction de vos comptes sociaux établis durant l’année) et le dépôt de vos comptes directement en ligne.

Quelles sont les sanctions pénales prévues en cas de non-dépôt des comptes annuels ?

Toute infraction à l’obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d’une amende de 1 500 €.

ATTENTION : le montant de l’amende est doublé en cas de réitération du manquement.

De plus, lorsque les dirigeants d’une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte.

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