Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? En quoi est-ce utile ?

Temps de lecture : 3 minutes.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Rédiger et éditer les fiches de paie est un travail administratif obligatoire pour l’employeur. Il peut gérer lui-même les fiches de paie ou déléguer ce travail à un prestataire. Comment choisir le logiciel de paie adapté votre entreprise ?

Si l’employeur gère lui-même en interne la paie des employés, il sera fortement recommandé d’utiliser un logiciel de paie pour plusieurs raisons.

Dans cet article, easyACTES vous explique qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?.

1 – Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

De quoi s’agit-il ?

Un logiciel de paie est un outil informatique qui aide les employeurs à gérer la paie de leurs employés. Le logiciel permet d’éditer les bulletins de paie et de les déclarer auprès des organismes sociaux. L’utilisation du logiciel est simple.

Il propose également d’autres fonctionnalités telles que :

• La gestion des absences (congés, RTT, …), le temps de travail ;

• La gestion des règlements qui permet d’envoyer directement les virements à la banque ;

• L’intégration automatique des écritures des bulletins de paie dans la comptabilité ;

• L’archivage des documents (les bulletins de paie sont conservés 5 mois) ;

• L’envoie automatique des bulletins de paie par mail ;

• La gestion des notes de frais des salariés ;

• La rédaction de plusieurs documents : contrats de travail, arrêts de travail, promesses d’embauche, …

Le logiciel de paie peut vous permettre de gérer en interne l’intégralité du processus de ressources humaines de l’entreprise.

Le logiciel peut avoir une configuration « monoposte » c’est-à-dire que la licence est directement installée sur les appareils de l’entreprise. Le logiciel peut également avoir une configuration en mode SaaS. Dans ce cas, la licence n’est pas installée directement sur les appareils de l’entreprise mais uniquement sur le cloud.

Afin de choisir au mieux votre logiciel de paie, vous devez prendre en compte :

• La simplicité d’utilisation du logiciel : l’utilisation du logiciel doit être simple. Le logiciel doit vous guider sans difficulté pour construire les fiches de paie.

• Le prix de l’abonnement : le prix est un élément important lors de la souscription de votre abonnement. Attention, le prix peut varier en fonction des fonctionnalités que propose le logiciel. Ainsi, faite une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin et adaptez votre abonnement en fonction.

Concernant l’édition des fiches de paie et la déclaration aux organismes sociaux, vous devez compter entre 15 et 20 euros par bulletin de salaire. Vous devez prévoir un supplément pour les autres services proposés par le logiciel.

• La fiabilité : le logiciel doit être mis à jour régulièrement afin d’intégrer en temps réel les nouvelles normes en matière de paie.

• La sécurité : Le service de protection des données personnelles doit être efficace afin de protéger données des salariés.

Quels sont les meilleurs logiciels de paie pour votre entreprise ?

• EBP est destiné aux PME ;

• Cegid qui est l’acteur dominant sur le marché français ;

• Sage qui est l’acteur historique des logiciels de paie en France ;

• ADP ;

• PayFit.

2 – Qu’est ce qu’un logiciel de paie ?

L’utilité du logiciel de paie.

1 – Logiciel de paie : gain de temps et un respect des délais de paiement.

Tout d’abord, le logiciel de paie permet aux employeurs de gagner beaucoup de temps. En effet, le logiciel automatise les tâches liées à la rémunération des employés. Ainsi, les démarches administratives sont simplifiées et vous gagnez du temps.

De plus, le logiciel de paie permet de respecter les délais de paiement et ainsi de rémunérer les employés à temps.

2 – Logiciel de paie : diminution du risque d’erreur et de perte de fichiers.

Grâce au logiciel de paie, vous allez centraliser vos données liées à la paie dans une unique base de données. Il ne sera pas nécessaire de saisir à chaque fois les informations nécessaires, ce qui peut être source d’erreurs. Ainsi, la centralisation et l’enregistrement au préalable de vos données va permettre de limiter le risque d’erreur. Le logiciel renforce donc la fiabilité des données sociales.

De plus, le logiciel permet de regrouper informatiquement l’ensemble des bulletins de paie et donc d’éviter la perte des fichiers.

3 – Logiciel de paie : transparence et sécurité renforcée .

Le logiciel de paie permet également une certaine transparence. En effet, les fichiers pourront être consultés par les organismes qualifiés.

De plus, le logiciel renforce la sécurité et la protection et des données personnelles car les collaborateurs ont accès uniquement aux informations qui correspondent à leur poste.

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