Bon de commande, bon de livraison et facture – Définitions & différences

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Bon de commande, bon de livraison, bon de réception et facture : définitions & différences.

Facture, bon de commande, bon de livraison et bon de réception figurent parmi les documents commerciaux les plus courants au sein d’une entreprise. Ils sont des documents indispensables pour le bon déroulement d’une transaction commerciale, en apportant le maximum de précisions sur les caractéristiques d’une marchandise, ils garantissent une traçabilité des produits aussi bien pour le vendeur que pour l’acheteur.

En réalité, ils sécurisent les relations professionnelles et commerciales. Toutefois, un certain nombre d’informations doivent figurer sur chacun d’entre eux.

Dans cet article, easyACTES vous éclaire sur les notions de bon de commande, bon de livraison, bon de réception et facture.

1 – Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

De quoi s’agit-il ?

Le bon de commande est un document par lequel un client s’engage auprès du fournisseur pour la commande d’un produit ou d’un service, que ce soit en B to B ou en B to C. Le fournisseur communiquer ainsi au client toute information pré-contractuelle pour une validation de sa part, avant la conclusion proprement dite de la vente.

La signature du bon de commande sert de preuve de l’existence d’un contrat de vente entre le client et le fournisseur. Adressé par l’acheteur au fournisseur, il matérialise la commande.

De ce fait, à partir du moment où l’acheteur accepte le bon de commande, le fournisseur s’engage à livrer la marchandise adéquate. Le client, quant à lui, s’engage à payer le prix convenu.

Les mentions obligatoires du bon de commande :

→ l’identité du fournisseur, à savoir sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro SIREN, son numéro d’identification au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et greffe où est enregistrée l’entreprise, l’adresse de son siège social ainsi que ses coordonnées ;

→ l’identité du client, dont sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro SIRET, l’adresse de l’établissement, et idéalement le nom et le prénom de la personne en charge de la commande ;

→ le numéro ainsi que la date d’édition de la commande ;

→ la description de la commande qui identifie et liste chaque produit ou marchandise, les prix unitaires respectifs hors taxes et la TVA applicable ;

→ le prix total hors taxes pour chaque produit commandé, ainsi que le montant HT et TTC de la commande dans sa totalité ;

→ les conditions de livraison ;

→ les conditions de règlement ;

→ les conditions générales de vente ;

→ les modalités de rétractation dans le cas où le fournisseur vend à un client particulier.

2 – Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Notion et portée.

Le bon de livraison est un document établi par le fournisseur à destination de son client afin de prouver que le produit livré correspond bien au produit commandé. Il accompagne donc la livraison de la marchandise.

En effet, il récapitule toutes les informations liées au contenu même de la livraison. Si le bon de livraison est conforme, la personne qui a réceptionné la marchandise le signe. S’il n’est pas d’accord, il doit porter ses réserves sur ce bon.

Attention : la signature du bon de livraison vaut acceptation de la marchandise.

Quelle est la différence entre un bon de livraison et un bon de réception ?

C’est ensuite l’élaboration d’une facture qui rendra le paiement exigible.

3 – Quelles sont les conditions pour qu’un bon de livraison soit valable ?

Mode d’emploi.

A la réception de la marchandise, il est impératif de vérifier que le bon de livraison est conforme au bon de commande :

→ si les deux documents correspondent, la personne qui réceptionne la marchandise appose sa signature ;

→ s’il y a une erreur, il est possible d’émettre une réserve : le client est alors tenu d’inscrire toute anomalie sur le bon de livraison, qu’il s’agisse d’une erreur sur tout ou partie de la marchandise, d’une marchandise partiellement ou entièrement abîmée, ou d’une livraison incomplète.

La signature du bon de livraison vaut alors comme une acceptation de la marchandise.

Les mentions obligatoires d’un bon de livraison :

→ les informations relatives à l’identité du fournisseur, à savoir le nom et la forme sociale de l’entreprise, son numéro RCS et son lieu d’immatriculation, l’adresse de son siège social ainsi que le montant de son capital social ;

→ l’identité et les coordonnées du client, le numéro de la commande indiquée dans le bon de commande ;

→ la date ainsi que le lieu de la livraison ;

→ la description, la nature, le nombre et le prix de chaque produit livré, avec le total HT et le montant de la TVA appliquée.

4 – Qu’est-ce qu’une facture ?

Définition, utilité et conséquences.

La facture est un document attestant un achat ou une vente de biens ou de services. Il s’agit d’un document à la fois commercial, comptable et juridique. Elle est la preuve juridique d’une transaction financière, elle sert de justificatif comptable et elle sert aussi de support à l’exercice des droits sur la TVA. 

Si la facturation concerne deux professionnels, alors cette dernière est obligatoire. Entre un professionnel et un particulier, elle n’est pas obligatoire sauf si le client l’exige.

Elle est fournie par le vendeur lors de la livraison ou de la prestation de services.

La facture liste donc les biens vendus ou les prestations réalisées en précisant la nature, la quantité et les conditions d’achats.

A noter : une facture doit toujours contenir le terme « facture ».

Par ailleurs, le comptable peut vérifier le bon de livraison avec la facture. En cas d’incohérence, il peut être demandé des explications à la personne qui a passé la commande qui pourra ensuite en demander au fournisseur.

A noter : l’entreprise peut mettre en place un système d’échange de données informatisé. Dès lors, toutes ces vérifications se font automatiquement.

Les mentions obligatoires d’une facture sont les suivantes :

→ le numéro et la date d’émission de la facture ;

→ l’identité de l’émetteur de la facture ;

→ les coordonnées du client, la désignation des produits ou services vendus ;

→ le montant total à payer, HT et TTC ;

→ les modalités de paiement et les pénalités de retard.

LIRE ICI : Quelles sont en détail les mentions obligatoires d’une facture ?

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