Qu’est-ce qu’une formalité administrative ?

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Qu’est-ce qu’une formalité administrative ? – Définition & exemples

Les entreprises sont tenues de répondre à des formalités administratives tout au long de leur existence : formalités de création, déclaration d’activité, déclaration de revenus, déclaration des bénéficiaires effectifs, transfert de siège social, formalités de dissolution, de liquidation, de radiation… Ces formalités sont incontournables pour créer, développer, modifier ou céder son entreprise.

Dans cet article, easyACTES vous explique les différents types de formalités administratives.

1 – Formalités administratives : définition.

De quoi s’agit-il ?

Les formalités administratives représentent les interactions entre les entreprises et les institutions représentatives de l’Etat ou tout autre organisme public ou privé compétent. Le but de ces interactions est de valider un acte administratif.

Le Centre de Formalités des Entreprises est l’interlocuteur privilégié des entreprises. Il est un intermédiaire entre les administrations et les entreprises. Les CFE sont gérés par les Chambres de Commerce et d’Industrie, les Chambres des métiers et de l’artisanat, les Greffes des tribunaux de commerce, la Chambre nationale de la batellerie artisanale, les URSAAF, les Chambres d’agriculture et les services des impôts des entreprises. Le CFE simplifie les formalités en centralisant l’ensemble de vos déclarations pour les transmettre aux organismes administratifs compétents.

Les entreprises domiciliées en France et les entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France doivent réaliser les formalités administratives nécessaires pour donner une existence légale à l’entreprise et en informer les institutions compétentes : Ursaaf, services fiscaux, Insee…

Il existe plusieurs types de formalités administratives pour les entreprises.

2 – Formalités administratives de création d’entreprise.

Comment ça marche ?

Pour créer votre entreprise, vous devez suivre plusieurs étapes :

• Choisir le statut juridique de votre entreprise : tout d’abord, vous devez choisir le statut juridique le plus adapté à votre projet.

LIRE ICI : Quel est le meilleur statut juridique pour mon entreprise ?

• Rédiger les statuts : Après avoir choisi le statut juridique de votre entreprise, vous devez rédiger les statuts de l’entreprise. Les statuts prévoient le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise ainsi que les relations entre les associés et les rapports avec les tiers. Les statuts doivent comporter des mentions obligatoires (nom de l’entreprise, adresse du siège social, modalités de gérance, …) sous peine de sanctions.

LIRE ICI : Rédaction de mes statuts : comment faire ?

• Déposer les fonds puis évaluer les apports : l’entreprise est identifiée, en partie, par son capital social. Le capital social est constitué des apports des associés ou des actionnaires dans l’entreprise. Il existe plusieurs types d’apports : les apports en numéraire, en nature et en industrie. Les apports en numéraire doivent être déposés dans un établissement bancaire et l’attestation de dépôt de fonds doit être jointe lors de l’envoi du dossier de création de l’entreprise au Centre de Formalités des Entreprises.

• Publier une annonce légale : vous devez publier une annonce dans le journal d’annonces légales avant d’immatriculer votre entreprise. L’annonce doit contenir des informations telles que la forme sociale, la dénomination, le siège social, le capital social de l’entreprise.

LIRE ICI : Pourquoi publier une annonce légale ?

• Transmettre le dossier de création au CFE compétent : une fois que vous avez réaliser les 4 étapes précédentes, vous devez envoyer votre dossier au CFE. Depuis le 1er janvier 2022, il existe un guichet unique, quelle que soit la nature de l’activité de l’entreprise et son statut juridique.

L’immatriculation et la déclaration de début d’activité donnent une existence légale à l’entreprise. Les formalités doivent être exécutées dans le bon ordre sous peine de voir sa formalité rejetée par le Greffe.

3 – Formalités administratives de modification d’entreprise.

Comment ça marche ?

Les modifications sont différentes en fonction du statut juridique de l’entreprise ou de la société.

Pour les entreprises individuelles et micro-entreprises, si vous voulez changer l’adresse de votre entreprise, modifier la situation personnelle de l’entrepreneur, effectuer un transfert… vous devez vous adresser au Centre de Formalités des Entreprises. En effet, vous devez remplir le formulaire Cerfa qui correspond à votre besoin et le transmettre au CFE.

Pour les sociétés, les formalités sont plus complexes car il faut modifier les statuts si vous voulez transférer le siège social, augmenter le capital, modifier l’objet social ou l’activité de la société…. Pour cela, il va falloir prendre la décision en assemblée générale, rédiger du procès-verbal et les nouveaux statuts, l’insérer dans le journal d’annonces légales et faire une demande d’inscription modificative au RCS.

Ces formalités permettent de modifier et mettre à jour les caractéristiques de l’entreprise ou de la société.

4 – Formalités administratives cessation d’activité.

Comment ça marche ?

La cessation d’activité doit respecter plusieurs formalités. La procédure est différente en fonction du statut juridique de l’entreprise ou de la société.

Dans tous les cas, l’entreprise doit déclarer la cessation d’activité au CFE compétent dans les 30 jours suivant la date de la cessation. À la suite de la déclaration, l’entreprise ou la société est radiée du registre du commerce et des sociétés mais également du répertoire Siren.

L’entreprise ou la société doit déclarer la cessation d’activité grâce à un formulaire dans lequel elle doit préciser l’identification de l’entreprise ou de la société, la date de cessation et la raison de la cessation. Le CFE transmettra ensuite les informations aux organismes compétents.

Les formalités de cessation d’activité mettent fin à l’existence de l’entreprise.

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